Library Technology Guides

Document Repository

Moeilijke tijden impuls voor innovatie

Digitale Bibliotheek [March, 2009]

.

Copyright (c) 2009 Essentials

Image for Moeilijke tijden  impuls voor innovatie

Abstract: We kunnen enkel hopen dat de economische crisis leidt tot innovatie en ons uit het keurslijf van de traditionele benadering van bibliotheekautomatisering helpt te breken.


De slabakkende economie heeft zijn tol geŽist bij bibliotheken. Zelfs in goede tijden moeten de meeste bibliotheken zien rond te komen met budgetten die amper volstaan om de kernactiviteiten te ondersteunen. In de afgelopen maanden heeft de recessie geleid tot een gevoelige vermindering in de financiering van de moederorganisaties van vele bibliotheken: stedelijke, provinciale en nationale overheden, publieke en privť hogescholen en universiteiten, scholen en bedrijven. Onder de bibliotheken waarmee ik contacten heb, hadden sommige af te rekenen met drastische verminderingen in hun budget; in bepaalde gevallen moesten ze zelfs een deel van de financiering van dit jaar terugstorten. Andere bibliotheken werden minder zwaar getroffen; de schade bleef beperkt tot een jaar bevriezen van de budgetten. Ik heb nog niet gehoord van bibliotheken die verwachten dat hun budgetten zullen stijgen in vergelijking met vorig jaar.

Ik verwacht dat deze barre economische tijden invloed zullen hebben op de bibliotheekautomatiseringsindustrie en vele bibliotheken ertoe zal dwingen de technologieprojecten die voor volgend jaar gepland waren, op de lange baan te schuiven. De meeste bibliotheken die ik ken, vinden doorgaans manieren om elk project aan de laagste kostprijs en met de hoogst mogelijke impact uit te voeren. Bibliotheken zijn spaarzame organisaties, gewend om elke cent om te draaien. De huidige omstandigheden vergen echter antwoorden die verder reiken dan strikte spaarzaamheid: bibliotheken moeten dringend de manier waarop zij hun middelen aanwenden evalueren. Vanuit die optiek kunnen technologie en automatisering slimme investeringen zijn waarmee een bibliotheek haar taak kan vervullen als de beschikbare middelen slinken.

Onder de huidige omstandigheden, nu de budgetten meer dan ooit onder druk staan, moeten we een stapje terugzetten en nadenken over technologie en automatisering. Ik denk niet dat strakke budgetten noodzakelijkerwijs hoeven te betekenen dat alle nieuwe technologieprojecten op de lange baan moeten worden geschoven in afwachting van betere tijden. Het innovatieve gebruik van technologie kan voor een bibliotheek wel eens de meest efficiŽnte manier blijken om haar doelstellingen te verwezenlijken met minder middelen. Dat neemt niet weg dat routineuze technologieprojecten onvermijdelijk klappen zullen krijgen.

Ik verwacht dat de bibliotheekautomatiseringsindustrie een paar moeilijke jaren tegemoet gaat, net zoals de andere sectoren van de economie. Vele bibliotheken zijn gedwongen de vervanging of de upgrade van hun automatiseringssystemen uit te stellen, hoe hard ze die ook nodig hebben. Van een aantal bibliotheken die op verouderde systemen draaien, heb ik al gehoord dat ze hun aanvankelijk geplande migratieplannen voor de nabije toekomst hebben moeten opbergen.

Door de economische druk zullen sommige bibliotheken ook gedwongen zijn te kiezen voor goedkopere automatiseringsopties, in plaats van de aanvankelijke gekozen alternatieven met een hoger prijskaartje. Verkopers van automatiseringsproducten bieden fikse kortingen op hun huidige aanbod aan bibliotheken die hun producten gebruiken. Als de financiering wegvalt, zullen bibliotheken eerder geneigd zijn het aanbod van hun huidige verkoper te aanvaarden in plaats van offertes te vragen van concurrerende bedrijven en de volle pot te betalen. Ik heb van verschillende bibliotheken vernomen dat ze moesten kiezen voor de goedkopere upgrade, ook al waren ze niet helemaal tevreden over de prestaties van de leverancier. In vele gevallen is de beste optie op lange termijn niet noodzakelijkerwijs de goedkoopste optie op korte termijn. Ik hoop dat bibliotheken overtuigende argumenten kunnen aanhalen voor systemen die hun doelstellingen op langere termijn zullen ondersteunen.

De huidige conjunctuur kan leiden tot een verschuiving in de dynamiek tussen de fysieke en de virtuele aanwezigheid van een bibliotheek. Jammer genoeg zijn vele bibliotheken genoodzaakt filialen te sluiten en de openingsuren voor het publiek te beperken. De verminderde fysieke toegankelijkheid van de bibliotheek zou moeten leiden tot meer belangstelling voor alternatieven, zoals het verbeteren van de kwaliteit van de bibliotheekwebsite. Daardoor kan de bibliotheek dan verzekeren dat ze meer content en diensten levert. In het huidige klimaat moeten de bibliotheken sterk snoeien in wervings- en personeelskosten, wat leidt tot een verminderde beschikbaarheid van de fysieke voorzieningen. Een bescheiden investering in elektronische content en de technologie om die efficiŽnt aan te bieden, kan de verliezen beperken.

We hebben gelijkaardige verschuivingen gezien in de commerciŽle sector. Vele bedrijven behouden zowel de fysieke vestigingen als hun websites voor e-commerce. Als de bedrijfssector wil overleven, dan zal er echter steeds meer een beroep moeten worden gedaan op e-commerce, ten koste van het aantal fysieke verkooppunten. Ook bibliotheken kunnen hun strategische rol binnen hun gemeenschap behouden op voorwaarde dat ze de dienstverlening via hun websites kunnen verhogen. Mogelijke opties zijn de uitbreiding van de collecties van elektronische dagbladen, databanken en e-books, alsook het thuis leveren van fysieke materialen.

Goedkopere Alternatieve

De economische druk kan ook andere trends versnellen die een kostenvermindering voor automatisering in de hand werken. Voorbeelden zijn software as a service, gedeelde automatiseringssystemen en een toegenomen gebruik van opensource-software. Bij al deze opties is het heel belangrijk inzicht te verwerven in de totale kosten van eigendom op lange termijn en in eventueel noodzakelijke korte termijnbesparingen. Technologieprojecten kunnen heel wat rechtstreekse en onrechtstreekse kosten omvatten die na een grondige analyse een totaal ander beeld schetsen dan de oorspronkelijke evaluatie.

Bij het traditionele softwaremodel wordt op voorhand een vergoeding betaald voor de softwarelicentie, en vervolgens onderhoudskosten van ongeveer 15 procent van die initiŽle vergoeding. Andere grote kosten die samenhangen met dit model zijn de prijs van de serverhardware, het serviceplan voor de hardware, en niet te vergeten het loon, de extralegale voordelen en de uitrusting voor het technische personeel dat het systeem beheert. Als de servers lokaal worden gehost, leidt dat ook tot hogere elektriciteitsrekeningen voor de stroom en de koeling die nodig zijn voor elke server.

Software as a service: Software as a service (SaaS), dat vroeger Application Service Provider (ASP) werd genoemd, houdt in dat een bibliotheek gebruikmaakt van software die wordt gehost door het bedrijf dat de applicatie heeft ontwikkeld. Deze regeling omvat een vast, jaarlijks abonnement, maar het bespaart de bibliotheek de kosten van de aankoop van softwarelicenties, serverhardware en ook de kosten van het technisch personeel dat anders nodig zou zijn om een lokale installatie te onderhouden.

Verkopers hebben een voorkeur voor SaaS omdat het hen toelaat grootschalige implementaties van hun software op te zetten en gebruiksmogelijkheden ervan te verschaffen aan individuele klantensites, tegen vrij bescheiden prijzen. Het voordeel voor bibliotheken is dat de jaarlijkse kostprijs vooraf gekend is, en dat die het hele project afdekt. Voor bibliotheken die technisch personeel ter beschikking hebben, kan de keuze voor SaaS voor sommige applicaties helpen de werkdruk te verminderen, waardoor ze zich kunnen richten op belangrijker strategische prioriteiten. Voor kleinere bibliotheken die allicht nog geen personeelsleden met technische vaardigheden in het team hebben, is SaaS misschien wel de enige manier om door te gaan met automatiseringsprojecten, aangezien de kosten voor het aanwerven van technologisch geschoold personeel al te zwaar kan uitvallen.

SaaS vervangt enkele van de typische kenmerken van open source en merkgebonden systemen. Aangezien alle technische taken, zoals installatie, configuratie, customizing en upgrades door de verkoper worden uitgevoerd, hoeft de bibliotheek niet langer haar eigen technische personeel in te zetten voor deze taken.

Grootschalige gedeelde automatiseringssystemen: De duurste benadering voor bibliotheekautomatisering is die van een afzonderlijk, stand-alone systeem in een bibliotheek. In dit scenario draagt een enkele bibliotheek de volledige kostprijs van de software, hardware, faciliteiten en het personeel. Het hoeft geen betoog dat het delen van een automatiseringssysteem tussen meerdere bibliotheken leidt tot lagere kosten voor elke deelnemer.

Een van de trends die ik in de loop der jaren heb vastgesteld, is dat steeds grotere groepen van bibliotheken een automatiseringssysteem delen. Ik heb dit onderwerp behandeld in mijn column in het januarinummer van Computers in Libraries. Vanaf het prille begin van bibliotheekautomatisering, was het gebruikelijk dat alle afdelingen van een bibliotheekorganisatie hetzelfde systeem deelden. Systemen die worden gedeeld in de bibliotheken van een consortium leiden echter tot complicaties, vooral van politieke aard. Er is een constant spanningsveld tussen enerzijds de voordelen van de gedeelde systemen, en anderzijds de problemen rond de onafhankelijkheid van de deelnemende bibliotheken. Toch blijven consortia van cruciaal belang om bibliotheken te helpen bij het delen van middelen en het verminderen van automatiseringskosten. Op regionaal en nationaal vlak zijn al heel wat inspanningen geleverd op het gebied van automatisering, en er worden momenteel nog vele andere bestudeerd.

Naast de kostenbesparing die wordt geboden door grootschalige gedeelde automatiseringssystemen, vind ik vooral de extra bronnen die ter beschikking worden gesteld aan de bibliotheekgebruikers een meerwaarde. Een individuele bibliotheek kan slechts dromen van het corpus aan materiaal dat ter beschikking kan worden gesteld aan haar gebruikers via samenwerking binnen consortia of op regionaal en nationaal vlak. Bibliotheken die de implementering of de upgrade van een stand-alone automatiseringssysteem overwegen, zullen tot de vaststelling komen dat toetreden tot een gedeeld systeem bijzonder aantrekkelijk is in tijden waarin de budgetten schaars zijn.

Opensource-bibliotheekautomatiseringssoftware: Naarmate de financiŽle druk toeneemt, zullen bibliotheken alle mogelijke opties verkennen om hun kosten te beperken en toch een aanvaardbaar niveau van dienstverlening te waarborgen. Zelfs voor de economie een duik nam, lonkten vele bibliotheken al naar open source als alternatief voor het traditionele softwarelicentiemodel. Producten zoals Evergreen, Koha en OPALS worden steeds vaker gebruikt en kenden een snelle groei in functionaliteiten. Doordat de licentievergoedingen wegvallen, kunnen de bibliotheken snoeien in de algemene kosten.

Het is echter belangrijk al de andere directe en indirecte kosten te berekenen om ervoor te zorgen dat de algemene kosten op lange termijn opwegen tegen de kwaliteit van de software. Open source maakt een eind aan de vergoedingen voor softwarelicenties, maar toch hebben de meeste bibliotheken die ervoor kozen ook een beroep gedaan op een commercieel bedrijf dat ict-support levert. Een opensource-omgeving voor bibliotheekautomatisering kan enkel worden geÔmplementeerd zonder het gebruik van betalende supportdiensten indien de bibliotheek al beschikt over personeel met de vereiste technische vaardigheden.

Afhankelijk van het implementeringsscenario vereist het gebruik van opensource-software niet noodzakelijkerwijs mťťr intern technisch personeel dan wat in het verleden nodig was voor merkgebonden producten. Vooral in het geval van SaaS of van grootschalige gedeelde systemen rust de last van de technische ondersteuning meer op de organisatie die de applicatie host dan op de individuele bibliotheken die gebruikmaken van het systeem.

We trappen een open deur in als we stellen dat in tijden van beperkte budgetten bibliotheken alle technologie-initiatieven in overweging moeten nemen, prioriteiten moeten stellen, en harde beslissingen moeten nemen over wat al dan niet verwezenlijkt kan worden. In deze barre tijden maken alleen de allerbeste technologieprojecten een goede kans om goedgekeurd en gefinancierd te worden. Technologie-initiatieven die bewijzen dat ze kunnen leiden tot algemene besparingen voor de bibliotheek, die leiden tot een vorm van compenserende inkomsten, of die aantrekkelijke diensten bieden, kunnen op bijval rekenen, vooral van bibliotheken die de impact van afgenomen budgetten trachten te beperken.

Moeilijke tijden kunnen innovatie voeden. Ondanks strakkere budgetten kunnen toch vele technologieprojecten worden voortgezet waardoor de bibliotheek haar infrastructuur up-to-date kan houden en gelijke tred kan houden met haar tegenhangers. Hoewel ik meen dat het belangrijk is voor bibliotheken om de huidige hardware- en software-infrastructuur te behouden, wil ik daarbij wel opmerken dat het kopen en installeren van kant-en-klare softwareapplicaties niet zal leiden tot verdere technologische vooruitgang of tot het ontwikkelen van nieuwe methodes waar ook andere bibliotheken de vruchten van kunnen plukken. Als een organisatie geconfronteerd wordt met dalende financiŽle middelen, kan dat een impuls vormen om verder te kijken dan de standaard technologische tools en praktijken om creatieve oplossingen te bedenken die ze anders nooit in overweging had genomen.

Het lijkt onvermijdelijk dat de algemene neerwaartse trend in de economie een negatieve invloed zal uitoefenen op de bibliotheekautomatiseringsindustrie en in vele bibliotheken zal leiden tot een verminderde snelheid waarmee de automatisering zich ontwikkelt. We kunnen enkel hopen dat de crisis ook hier en daar leidt tot innovatie en ons uit het keurslijf van de traditionele benadering van bibliotheekautomatisering helpt te breken, die meer behoort tot de bibliotheken uit het verleden dan tot die van de toekomst.

Permalink:  
View Citation
Publication Year:2009
Type of Material:Article
Language English
Published in: Digitale Bibliotheek
Issue:March, 2009
Publisher:Essentials
Place of Publication:Rotterdam, The Netherlands
Notes:This translation of the Systems Librarian appeared in Digitale Bibliotheek published by Essentials.
Download   [ pdf ]
Record Number:15800
Last Update:2012-12-29 14:06:47
Date Created:2011-06-17 20:09:46