Library Technology Guides

Document Repository

Outsourcing van bibliotheekbeheer in de VS EfficiŽnte bedrijfsvoering of botte privatisering?

Digitale Bibliotheek [July 2010]

.

Copyright (c) 2010 Essentials

Abstract: Wel of geen nieuws? In de VS is outsourcing van bibliotheekbeheer al aan de orde sinds 1997. Toch haalden de outsourcingplannen van Santa Clarita, een klein stadje in CaliforniŽ, de New York Times. Marshall Breeding laat zien dat outsourcing in de VS weliswaar tot discussies leidt, maar nog geen standaardkeuze is voor bibliotheken Ė die net als in Nederland te maken hebben met ernstige financiŽle druk.


Santa Clarita, een klein stadje in CaliforniŽ, zorgde de afgelopen weken voor voorpaginanieuws door plannen aan te kondigen waar ook het uitbesteden van het beheer van bibliotheken onderdeel van uitmaakte. Deze aankondiging raakte een gevoelige snaar bij een deel van de inwoners en trok de aandacht van de lokale en landelijke pers, waaronder de New York Times. Het nieuws leidde zelfs tot een rechtszaak. In deze moeilijke economische periode waarin Amerikaanse gemeenten moeten vechten om de financiering van hun bibliotheken, kan de inzet van zogenaamde managed services zorgen voor flinke kostenbesparingen. Maar die keuze is niet onverdeeld populair.

Amerikaanse Bibliotheekstructuur

Om de ontstane controverse te kunnen begrijpen is inzicht in de traditionele Amerikaanse overheidstructuur noodzakelijk. In de VS bestaan geen landelijke normen of regels voor bibliotheken, hun kwaliteit van de dienstverlening, of de wijze waarop ze organisatorisch functioneren. Openbare bibliotheken kennen bijvoorbeeld grote onderlinge verschillen in de afspraken met steden, gemeenten of districten waar ze onder vallen. De meeste bibliotheken vallen onder lokale overheden, waar de directeur en de medewerkers in dienst zijn. De meeste steden en districten kennen een Raad van Toezicht die toezicht houdt op het bibliotheeksysteem. De toezichthouders worden benoemd door de overheid en hebben bevoegdheden om ervoor te zorgen dat de bibliotheek goed wordt beheerd. De directeur bepaalt samen met die Raad de strategie, waarbij de Raad soms een adviserende rol heeft. In andere gevallen moet die Raad bijvoorbeeld goedkeuring geven aan budgettaire besluiten. Bibliotheekdirecteuren rapporteren meestal aan een dienst van de stad of district, die in veel gevallen ook verantwoordelijk is voor zaken als parken en recreatie. De directeuren zijn verantwoordelijk voor de aanname en aansturing van personeel en voor de dagelijkse gang van zaken. Er zijn allerlei varianten, maar vrijwel altijd geldt dat bibliotheken als openbare instellingen worden beheerd door ambtenaren.

Uitbestede Diensten van LSSI

In tegenstelling tot de gebruikelijke organisatiewijze in de VS is er ook een bedrijf Ė Library Systems and Services, hierna LSSI Ė dat diensten aanbiedt waarbij die dagelijkse aansturing van een bibliotheek wordt overgenomen. Wanneer een stad of district een contract met LSSI sluit, verandert er niets aan het eigendom van gebouwen, collecties en andere materiŽle activa. De dagelijkse operatie wordt echter overgenomen door LSSI. Kenmerkend voor de werkwijze van LSSI is dat het bedrijf nauw samenwerkt met een gekozen Raad van Toezicht of met andere aangewezen ambtenaren. Zij bepalen het beleid en de normen, die door LSSI worden omgezet in dagelijks beheer.

Omdat LSSI een flink aantal bibliotheken beheert, is het bedrijf in staat om verschillende activiteiten te bundelen: de aanschaf van materialen, het verzorgen van elektronische content en apparatuur, het uitvoeren van administratieve taken zoals financiŽn, personeelsbeleid, salarisadministratie, opleidingen en IT-support. Door deze schaalvergroting en de inkoopkracht, zo is de claim van LSSI, kan het bedrijf een bibliotheek runnen tegen lagere kosten met een gelijkwaardige of hogere kwaliteit van dienstverlening.

Deze publiek-private samenwerking komt neer op een vorm waarbij er in de exploitatie van de bibliotheek geld kan worden bespaard, terwijl die exploitatie tegelijkertijd winst genereert voor LSSI. .

Nieuwe Outsourcingscontracten Zorgen Voor Ophef

De controverse rondom het uitbesteden van bibliotheekbeheer is aangewakkerd door de laatste deal van LSSI met de bibliotheken in Santa Clarita. Deze groep bibliotheken maakte lange tijd deel uit van het Los Angeles County Library System en heeft de afgelopen jaren veel nadeel ondervonden van opgelegde budgetbeperkingen. Hierdoor moesten de instellingen ook hun dienstverlening beperken.

In een poging de bibliotheekdienstverlening veilig te stellen en opnieuw te kunnen uitbouwen heeft de gemeenteraad van Santa Clarita zich losgemaakt van het Los Angeles County Library System. In plaats van zelf het beheer ter hand te nemen, besloot de raad een contract aan te gaan met LSSI. Ook tijdens de samenwerkingsperiode met het Los Angeles County Library System speelde Santa Clarita al een meer dan gemiddeld actieve rol. De gemeente had inmiddels zelf twee nieuwe bibliotheken gebouwd en opgezet. In augustus 2010 heeft de raad van Santa Clarita ingestemd met het losmaken van haar bibliotheken uit het Los Angeles County Public Library System. Daarna is er een RFP opgesteld en aan LSSI aangeboden. Het inmiddels getekende contract wordt geŽffectueerd op 1 juli 2011.

Veranderingen

De keuze van de bibliotheekinstelling om te komen tot een onafhankelijke gemeentelijke bibliotheek met drie vestigingen is een grote verandering voor zowel de gebruikers van de bibliotheek als het personeel. Toen de bibliotheek nog deel uitmaakte van het Los Angeles County Library System hadden klanten via een netwerk van 78 filialen toegang tot een collectie van 7,5 miljoen items. In de nieuwe situatie beschikt Santa Clarita over een veel kleinere collectie. Ook veranderen de mogelijkheden voor interbibliothecair leenverkeer. Het bibliotheekpersoneel maakt de overstap van overheidsdienst (beschermd door vakbonden) naar werknemerschap bij LSSI.

De nieuwe structuur leidt ook tot veranderingen in de IT-strategie. De bibliotheek maakt nu nog gebruik van het Symphony ILS dat beheerd wordt door de Los Angeles Public Library. In de nieuwe situatie moet er een eigen ILS worden ingezet of aansluiting worden gezocht met een bestaand ILS, bijvoorbeeld het Inland Bibliotheek Systeem dat gebaseerd is op SirsiDynix Symphony ILS. Onderdeel van het Inland Bibliotheek Systeem is het Riverside County Library System dat sinds 1997 wordt beheerd door LSSI.

Bezwaren, Protesten en een Rechtszaak

De genoemde veranderingen roepen op zijn minst weerstanden bij enkele groepen uit de lokale gemeenschap. Een groep inwoners heeft bezwaar gemaakt tegen de komende veranderingen: er is een rechtszaak opgestart en een website opgezet (http://savesantaclaritalibraries.wordpress.com/).

Met de zaak (ĎRedt onze Bibliotheek versus de stad Santa Clarita'), op 2 oktober ingediend bij het Hooggerechtshof van de staat CaliforniŽ, wil men aanvechten dat een particuliere onderneming zoals LSSI toegang krijgt tot persoonlijke informatie van de gebruikers. Ook wordt het losmaken van de bibliotheken van Santa Clarita ter discussie gesteld en ook worden verschillende onregelmatigheden naar voren gebracht in de wijze waarop de stad de strategie en de onderhandelingen met LSSI heeft opgestart zonder dat daar openbare vergaderingen aan vooraf zijn gegaan.

De lokale online krant, de Santa Clarita Valley Signal, heeft verschillende artikelen gepubliceerd over de gang van zaken. Een gemeenteraadslid publiceerde daar op 16 juli 2010 een artikel met de titel Bibliotheken: een hoeksteen van onze gemeenschap en gaf zo uitleg aan het motief voor het losmaken van de bibliotheken. Het lid maakte echter geen melding van een overeenkomst met LSSI. Wel wordt gesteld dat de stad de bibliotheekdiensten in een nieuwe situatie voordeliger en beter kan uitvoeren.

In een ander artikel, Tale of Two Libraries beschrijft een redactielid hoe twee andere bibliotheken zich met relatief positieve resultaten hebben losgemaakt: Openbare Bibliotheek Calabasas (trok zich in 1998 terug uit het Los Angeles Public Library System) en Moorpark Bibliotheek (trok zich terug uit de Ventura County Public Library in 2007).

De directeur van de ondersteunende diensten van Calabasas, Robin Parker, spreekt zich in het stuk uit voor outsourcing richting LSSI. Reden hiervoor was onder meer dat Calabasas op jaarbasis ruim een half miljoen dollar bijdroeg aan het Los Angeles Public Library System, maar voor slecht 265.000 dollar aan diensten terug ontving.

Landelijke Pers

LSSI heeft de Calabasas Stadsbibliotheek beheerd tot 2007 en daarmee is 1,2 miljoen dollar bespaard. De stad had als uiteindelijk doel om op de langere termijn de eigen bibliotheek te beheren met daarbij alleen uitbesteding van het management. In de tussentijd heeft Calabasas een nieuwe bibliotheek gebouwd, grotendeels gefinancierd met behulp van een subsidie van 8 miljoen dollar van de staat CaliforniŽ waarvoor LSSI garant heeft gestaan. De stad heeft uiteindelijk het contract met LSSI beŽindigd, maar kijkt positief terug op de ervaring met LSSI.

De controverse rondom uitbesteden haalde de landelijke pers na publicatie van een artikel van David Streitfeld, Woede: privťbedrijf neemt bibliotheek over. In dit artikel komen met name tegenstanders van outsourcing aan het woord en het richt zich met name op de weerstanden vanuit de Service Employees International Union, vertegenwoordigd door 87 medewerkers van de Los Angeles Public Library die in de drie vestigingen in Santa Clarita werkzaam zijn. Het artikel leidde tot 600 afwijzende reacties ten aanzien van de uitbestedingsplannen.

Will Manley, columnist bij het Amerikaanse magazine American Libraries, reageerde in zijn blog op het artikel door te pleiten voor een meer open houding ten aanzien van outsourcing. Hij uitte kritiek op de negatieve uitlatingen die bibliothecarissen deden over de CEO van LSSI Ė onder de veelzeggende kop Zijn bibliotheken heilige instellingen en zijn bibliothecarissen lui?

American Library Association: Verzet

Er zijn meer bibliotheken die contracten met LSSI zijn aangegaan, maar dat niet hebben verlengd, zoals Jersey City Public Library (gestart met LSSI in 2000) en Bee Cave Public Library in Texas (gestart in 2004). Veel andere bibliotheken vernieuwen hun overeenkomsten met LSSI wel en daarnaast sluit het bedrijf regelmatig nieuwe overeenkomsten af. Kort geleden besloot de Openbare Bibliotheek van Camarillo zich terug te trekken uit het Ventura County Library System en een contract te sluiten met LSSI. Outsourcing van bibliotheekbeheer lokt veel verschillende reacties uit binnen de beroepgroep in de Verenigde Staten. De American Library Association (ALA) maakte overigens al in 2001 duidelijk hoe zij tegen privatisering van de bibliotheek aankeek:

ďALA bevestigt dat publiek gefinancierde bibliotheken direct verantwoording verschuldigd blijven aan het publiek dat zij dienen. Daarom verzet de American Library Association zich tegen het verplaatsen van beleidsvorming en beheer van bibliotheekdienstverlening van publieke naar de private sector.Ē

Beslist Geen Overheersende Trend

Toch is het niet geheel duidelijk of de outsourcingstrategie zoals die met LSSI wordt gevormd ook onder deze verklaring geschaard kan worden. In de meeste gevallen wordt het bibliotheekbeleid nog steeds door de lokale overheid vastgesteld. Waar in de beroepsgroep het fenomeen uitbesteden op veel verzet kan rekenen, zijn de meeste be staande en voormalige bibliotheken die met LSSI werkten over het algemeen positief over LSSI.

Openbare bibliotheken hebben op vele manieren met de private sector te maken. Ze nemen materialen, apparatuur en allerlei diensten af van private ondernemingen. Een belangrijke trend is het uitbesteden van technologie, zoals bibliotheek-IT op basis van Software-as-a-Service, aan commerciŽle dienstverleners. Bibliotheken vervangen personeel steeds vaker door shelf-ready-systemen en schakelen dienstverleners in voor catalogiseren. Het lijkt er echter op dat met het uitbesteden van bibliotheekpersoneel en -management een grens wordt overschreden Ė op zijn minst in gevoelsmatig opzicht. Andere uitbestedingstrajecten in de bibliotheek konden in het verleden ook rekenen op weerstanden, maar lijken nu algemeen aanvaard.

In de huidige tijd, waarin veel Amerikaanse gemeenten geconfronteerd worden met drastische bezuinigingen op de budgetten van bibliotheken, kan outsourcing door sommige partijen gezien worden als een haalbare strategie. Maar met niet meer dan 63 van de meer dan 16.000 openbare bibliotheken die in de Verenigde Staten kiezen voor outsourcing, is uitbesteden van bibliotheekbeheer beslist geen overheersende trend.

Over LSSI

LSSI, dat verschillende diensten aan bibliotheken biedt, is de enige grotere onderneming die de exploitatie van bibliotheken overneemt. Het bedrijf bestaat sinds 1981. De afgelopen dertig jaar was het bedrijf ook actief met softwareontwikkeling en IT-ondersteuning, virtuele diensten, bibliografische diensten en het beheer van bibliotheken van overheidsinstellingen. In de jaren tachtig verkocht LSSI een catalogustool (MiniMARC) dat ontwikkeld was door een eerder overgenomen bedrijf. In 2002 startte LSSI met een verwijzingstool gebaseerd op co-browsing software van eGain. Maar het overnemen van het beheer van openbare bibliotheken is de belangrijkste bedrijfsactiviteit Ė met de Riverside County Public Library in CaliforniŽ (in 1997) als eerste klant. LSSI zette in 2008 ook een vestiging in het Verenigd Koninkrijk op, maar heeft daar nog geen deals gesloten.

LSSI telt ongeveer 750 medewerkers, waarvan 650 direct betrokken zijn bij het uitbestede bibliotheekbeheer. Op dit moment bedient LSSI 13 bibliotheekinstellingen, waar 62 verschillende bibliotheken onder vallen. Hoewel contracten onderling verschillend van samenstelling zijn, is het meeste personeel van overgenomen bibliotheken in dienst van LSSI. LSSI is grotendeels in handen van Islington Capital Partners, een relatief klein private equity-bedrijf.

Permalink:  
View Citation
Publication Year:2010
Type of Material:Article
Language English
Published in: Digitale Bibliotheek
Issue:July 2010
Publisher:Essentials
Place of Publication:Rotterdam, The Netherlands
Download   [ pdf ]
Record Number:16153
Last Update:2012-12-29 14:06:47
Date Created:2011-10-08 14:27:13