Library Technology Guides

Document Repository

De ongrijpbare kosten van software

Digitale Bibliotheek [July, 2009]

.

Copyright (c) 2009 Essentials

Abstract: Softwareprijzen zijn geen eenvoudig gegeven. Specifieke overeenkomsten tussen bibliotheek en leverancier verbieden vaak de prijs openbaar te maken. Dit staat een weloverwogen beslissing over de aanschaf van software in de weg. Hoe is dit op te lossen? Is een databank een idee?


Regelmatig wordt mij gevraagd welke kosten een bibliotheek maakt voor automatiseringssoftware. Hoewel ik alle aspecten van de bibliotheekautomatiseringsbranche probeer te doorgronden, heb ik nooit veel informatie kunnen vinden over wat bibliotheken betalen voor hun automatiseringsproducten. Voor bibliotheken van verschillende grootte weet ik ongeveer wat een eerste licentie kost en hoeveel de jaarlijkse kosten voor ondersteuning bedragen, maar dat is gebaseerd op summiere informatie.

Elke aanschaf behelst een specifieke overeenkomst tussen een bibliotheek en haar leverancier. Ik denk dat het redelijk is om de kosten van een product af te stemmen op factoren als de grootte van de bibliotheek, de complexiteit van het systeem, het aantal gelijktijdige gebruikers of het aantal hulpbronnen.

Bibliotheken met bescheidenere behoeften en budgetten betalen zo minder dan bibliotheken met complexere behoeften en grotere budgetten. Het lijkt misschien vreemd dat verschillende bibliotheken verschillende bedragen betalen voor hetzelfde product, maar de service en ondersteuning van grote en complexe organisaties kost tenslotte ook meer dan die van kleinere systemen. Bibliotheekautomatisering vergt nu eenmaal een oplossing op maat. Elk systeem is uniek en het is in het belang van zowel de bibliotheken als de leveranciers om de prijs van software op de juiste indicatoren af te stemmen.

De prijs wordt in de bibliotheekautomatiseringsbranche niet alleen door de bovengenoemde factoren bepaald, het is ook het resultaat van individuele prijsonderhandelingen. Een leverancier doet in reactie op een offerteaanvraag een prijsvoorstel op basis van een standaardformule voor grootte en complexiteit, maar ook op basis van de huidige concurrentie in de markt. Een aanvraag in een markt met stevige concurrentie zal tot een ander prijsvoorstel leiden dan anders mogelijk het geval zou zijn geweest. Het economische klimaat speelt ook een rol. Zo moet er bij het vergelijken van prijzen over een bepaalde periode rekening worden gehouden met de inflatie. Prijzen kunnen ook per land verschillen door verschillen in valuta, maar ook door de economische situatie.

Rekenformule voor standaardprijs

Mijn indruk is dat de meeste leveranciers een bepaalde rekenformule hanteren waar hun standaardprijs op is gebaseerd. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal benodigde modules, de gewenste opties, de omvang van de bibliografische database, het aantal klanten dat bediend wordt, het aantal filialen of afdelingen en het aantal gebruikers. Deze standaardprijs is echter niet noodzakelijkerwijs de prijs die de leverancier offreert. Daarbij spelen ook andere economische factoren en de concurrentiepositie een rol. Opties voor hosting leveren een heel ander prijsplaatje op. Software as a service-producten (SaaS), waarbij de leverancier de software vanaf zijn eigen servers ter beschikking stelt, brengt hogere jaarlijkse abonnementskosten met zich mee dan de jaarlijkse onderhoudskosten voor alleen een softwareproduct, al dan niet met eenmalige licentiekosten. SaaS neemt een steeds groter deel van de bibliotheekautomatisering voor zijn rekening. Met deze opzet kan de bibliotheek de kosten voor hardware en technische ondersteuning van de automatiseringsomgeving ter plaatse beperken.

SaaS, als vorm van outsourcing, levert meestal lagere totaalkosten voor automatisering op, waarbij echter wel een groter gedeelte van het technologiebudget van de bibliotheek naar de automatiseringsleverancier gaat. Hoewel turn-key-overeenkomsten voor zowel hardware als software niet zo gebruikelijk meer zijn als vroeger, is het van belang de hardwarecomponent buiten beschouwing te laten bij het vergelijken van software-only-overeenkomsten.

Naarmate het aandeel van commercieel ondersteunde opensourcebibliotheeksystemen in de bibliotheekautomatiseringsbranche toeneemt, rijst een aantal vragen over de prijsstelling. Publieke opensourcecontracten bestaan uit een aantal services, waaronder data-extractie en ‑migratie, installatie, configuratie, hosting en doorlopende technische ondersteuning. Sommige omvatten tevens sponsoring van de ontwikkeling van bepaalde functionaliteit die in de software is in te bouwen. Al deze factoren moeten in ogenschouw worden genomen bij de prijsvergelijking van opensourceleveranciers en contracten van traditionele softwareleveranciers. Ik merk dat de leveranciers van opensourcesoftware en eigendomssoftware elk lagere totale technologiekosten claimen. Naarmate de concurrentie tussen bedrijven die ondersteuning bieden voor opensourcebibliotheekautomatiseringsproducten toeneemt, zal vergelijkende prijsinformatie ook helpen inzicht te verschaffen in deze niche van de industrie.

Een sluier van geheimzi nnigheid

Veel, zo niet de meeste softwareleveranciers nemen vertrouwelijkheidsclausules op in hun licentieovereenkomsten en contracten die de bibliotheken verbieden de prijs van de verkregen producten en diensten openbaar te maken. Deze wijdverbreide toepassing van vertrouwelijkheidsclausules maakt het andere bibliotheken onmogelijk om ook maar enig idee te krijgen van wat de verschillende producten op de markt kosten.

Het gebrek aan publiek toegankelijke informatie over de prijs van softwareproducten en de bijbehorende jaarlijkse kosten is in het nadeel van de bibliotheken. De bibliotheekgemeenschap als geheel kan zo niet tot een weloverwogen beslissing over de aanschaf van bibliotheekautomatiseringssoftware komen en individuele bibliotheken bevinden zich in een slechte onderhandelingspositie met de leveranciers. Kennis van wat andere, soortgelijke bibliotheken in het verleden hebben betaald voor een vergelijkbaar pakket aan software en diensten, kan ter referentie dienen bij de beoordeling van een prijsvoorstel.

Openheid in prijzen

Het is wel zo eerlijk als bibliotheken inzicht hebben in de gangbare marktprijs voor softwareproducten. Bibliotheekautomatiseringsproducten vertegenwoordigen grote investeringen voor een bibliotheek voor de langere termijn. Aangezien bibliotheken een softwareproduct normaal gesproken ten minste tien jaar gebruiken, drukt de onderhandelde aanschafprijs nog lang op het budget van de bibliotheek. De Amerikaanse Association of Research Libraries heeft onlangs een resolutie bekendgemaakt waarin meer openheid over de voorwaarden in contracten tussen bibliotheken en hun content- en softwareleveranciers wordt bepleit: ďDe raad van bestuur van de Association of Research Libraries (ARL) ondersteunt een resolutie van de Scholarly Communication Steering Committee waarin de bij de ARL aangesloten bibliotheken nadrukkelijk wordt geadviseerd geen overeenkomsten met uitgevers of leveranciers te ondertekenen, individueel of als consortium, waarin non-disclosure clausules of vertrouwelijkheidsclausules zijn opgenomen. Bovendien stimuleert de raad van bestuur leden van de ARL om op verzoek informatie met andere bibliotheken uit te wisselen over de inhoud van deze overeenkomsten (met uitzondering van concurrentiegevoelige informatie of technische eigendomsinformatie) voor gelicentieerde content, software of andere producten en voor digitaliseringscontracten met derden.Ē (www.arl.org/news/pr/nondisclosure-5june09.shtml)

Op het gebied van prijsinformatie over e-contentpakketten viel er recentelijk enige activiteit te bespeuren. Zo publiceerde het tijdschrift Library Journal onlangs een artikel over zijn pogingen toegang te krijgen tot de voorwaarden van het contract tussen Elsevier en de Washington State University op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. Elsevier diende bij de rechtbank een verzoek in om de toegang te blokkeren, maar dit werd afgewezen. Ook vinden velen dat de prijsstructuur van elektronische tijdschriften eens nader onder de loep zou moeten worden genomen zodat bibliotheken hier meer inzicht in krijgen. Ik denk dat een vergelijkbaar voordeel is te behalen door meer openheid in de prijzen van bibliotheekautomatiseringssoftware.

Budgetten zijn wel openbaar

Het zou mogelijk moeten zijn om prijsinformatie te verkrijgen voor bibliotheken die afhankelijk zijn van publieke fondsen, zelfs al mag de informatie over prijzen en voorwaarden volgens het contract niet openbaar worden gemaakt. De budgetten van openbare bibliotheken zijn namelijk wel openbaar. Ik heb wel eens in de notulen van gemeenteraadsvergaderingen of andere openbare documenten het bedrag gezien dat een openbare bibliotheek had betaald voor haar automatiseringssysteem en de bijbehorende jaarlijkse onderhoudskosten. Mijn ervaring is dat dergelijke informatie echter zelden op het web is te vinden. Bepaalde budgetverslagen zijn eventueel beschikbaar op schriftelijk verzoek. Zulke gegevens zouden ook beschikbaar moeten zijn onder de Wet openbaarheid van bestuur. Maar voor een breed onderzoek is het verkrijgen van informatie op die manier niet haalbaar. Ik heb vaak gedacht aan het opzetten van een databank waarin bibliotheken vrijwillig hun prijzen voor automatiseringsproducten beschikbaar zouden kunnen stellen, voor zover mogelijk onder hun contract- of licentieovereenkomsten, en zo kunnen voldoen aan de vereisten om hun kosten openbaar te maken. Hoe meer gegevens er openbaar gemaakt worden, hoe groter het inzicht in de uitgaven aan bibliotheeksoftware en de financiŽle impact van concurrerende bedrijfsmodellen.

Mijn opvatting dat er meer transparantie nodig is in de prijzen van software wil niet noodzakelijkerwijs zeggen dat ik vind dat bibliotheken altijd te veel hebben betaald. Het lijkt er zelfs op dat bibliotheken soms onrealistische verwachtingen hebben over de kosten van automatiseringsproducten waarmee een grotere efficiŽntie van hun activiteiten is te bereiken. Ik hoor soms klachten over de hoge kosten van bibliotheeksoftware, maar het is erg moeilijk om hier iets zinnigs over te zeggen zonder toegang tot financiŽle informatie. In de meeste gevallen bevestigen bibliotheken dat ze voldoende rendement ontvangen op hun investeringen door hun contracten voor softwareondersteuning steeds weer te verlengen.

Over het algemeen denk ik dat de prijzen die bibliotheken betalen voor hun automatiseringssoftware redelijk bescheiden zullen blijken in vergelijking met wat in andere sectoren voor vergelijkbare activiteiten wordt betaald. Het zou interessant kunnen zijn om de softwarekosten van bibliotheken te vergelijken met die van boekhandels of andere segmenten van de detailhandel. Het gebrek aan systematische gegevens hierover bij de bibliotheken maakt een dergelijke vergelijking echter onmogelijk. Waarschijnlijk is het verkrijgen van informatie over de vergelijkbare sectoren al even problematisch.

Betere toegang tot kosten

Tot voor kort bestond de automatiseringsstrategie van een bibliotheek eenvoudigweg uit het kiezen van een van de bibliotheekautomatiseringssystemen uit het alsmaar kleiner wordende assortiment. Tegenwoordig bestaat er in de bibliotheekautomatiseringswereld echter een aantal alternatieve scenario's: open source versus commercieel, lokaal versus SaaS, en OCLC's cloudcomputingmodel. Voorstanders van deze modellen claimen algehele lagere technologiekosten. Nu bibliotheken niet alleen moeten kiezen uit een reeks nieuwe automatiseringsmodellen, maar als gevolg van de economische crisis ook geconfronteerd worden met uitdagende budgetten, is informatie om tot een geÔnformeerde besluitvorming te komen over onze technologiestrategieŽn van nog groter belang. Systematische prijsgegevens kunnen bibliotheken helpen bij het evalueren van de beschikbare opties, zodat ze een geÔnformeerde beslissing kunnen nemen over welke optie het voordeligst is op zowel korte als lange termijn. Het aanleggen van een databank met prijsgegevens voor bibliotheekautomatiseringssoftware moet echter zorgvuldig gebeuren.

We hebben al gewezen op de complexe prijsonderhandelingen tussen bibliotheken en leveranciers. De prijs die bibliotheken in het verleden hebben betaald voor een bepaald software- en dienstenpakket is slechts een van de vele elementen die in de besluitvorming moeten worden meegewogen. Persoonlijk ben ik vooral geÔnteresseerd in het verzamelen van totaalgegevens die de trends laten zien betreffende de concurrerende implementatiemodellen. Zoals ik in eerdere publicaties heb aangegeven, ben ik ervan overtuigd dat de bibliotheken hun voordeel kunnen doen met een grotere transparantie. Dus naast andere ontwikkelingen richting meer openheid, zie ik aanzienlijke voordelen voor bibliotheken om te komen tot een betere toegang tot de kosten van bibliotheekautomatisering.

Permalink:  
View Citation
Publication Year:2009
Type of Material:Article
Language English
Published in: Digitale Bibliotheek
Issue:July, 2009
Publisher:Essentials
Place of Publication:Rotterdam, The Netherlands
Notes:This translation of the June 2009 Systems Librarian appeared in Digitale Bibliotheek published by Essentials.
Download   [ pdf ]
Record Number:16160
Last Update:2012-12-29 14:06:47
Date Created:2011-10-08 15:59:28