Library Technology Guides

Document Repository

Floreren met enterprise computing

Digitale Bibliotheek [April, 2009]

Breeding, Marshall.

Copyright (c) 2009 Essentials

Abstract: Voor bibliotheken binnen grote organisaties is aansluiting op het bedrijfsnetwerk van vitaal belang. Zeker nu service-oriented architecture (SOA) in aantocht is als het raamwerk van de toekomst, moeten bibliotheken elke kans aangrijpen om deze ontwikkeling niet te missen.


Enterprise computing is in de afgelopen tien jaar een van de meest duurzame trends in de automatisering gebleken. Bij enterprise computing wordt uitgegaan van één enkele technologische infrastructuur die de hele organisatie als een organisch geheel omvat. Deze bedrijfsbrede netwerken bieden één oplossing voor alle automatiseringsaspecten, zodat de verschillende afdelingen binnen de organisatie niet ieder voor zich hetzelfde probleem hoeven op te lossen. Bibliotheken kunnen hun voordeel doen met de overstap van op zichzelf staande bibliotheeksystemen naar een systeem waarin ze functioneren als volwaardige partners in het bedrijfsnetwerk van de moederorganisatie.

In hoeverre een bibliotheek zich op het bedrijf als geheel moet richten is afhankelijk van de wijze waarop het bedrijf is georganiseerd. Bibliotheken binnen bedrijven, universiteiten, hogescholen en overheidsinstellingen maken bijna altijd deel uit van de technologische infrastructuur van de overkoepelende organisatie. Voor openbare bibliotheken geldt dit veelal niet.

Openbare bibliotheken, vooral in kleinere gemeenschappen of landelijke gebieden, hebben vaak weinig mogelijkheden om bestaande automatiseringssystemen te benutten en moeten zelf een systeem implementeren. Openbare bibliotheken in grotere gemeenten of op regionaal niveau hebben vaak betere mogelijkheden tot onderlinge contacten en samenwerking tussen automatiseringsafdelingen. Elke bibliotheek moet zich echter bewust zijn van de ontwikkeling richting enterprise computing en zo veel mogelijk gebruikmaken van reeds in de organisatie aanwezige automatiseringsvoorzieningen. Voor bibliotheken binnen grote organisaties is aansluiting op het bedrijfsnetwerk echter van vitaal belang, zowel in technologisch als organisatorisch opzicht. E-mail is een typisch voorbeeld van hoe automatisering op afdelingsniveau verschoven is naar automatisering op bedrijfsniveau. Tien jaar geleden was het nog heel gewoon dat een afdeling binnen een organisatie of universiteit haar eigen mailserver had. De desbetreffende afdeling kon voor de technische ondersteuning over eigen personeel beschikken waardoor ze in grote mate onafhankelijk was van de moederorganisatie, die misschien niet zo'n goede reputatie had op het gebied van IT-dienstverlening. In de loop der tijd werd het beheer van diensten als e-mail echter steeds complexer. De groeiende hoeveelheid spam, de voortdurende aanvallen door virussen, wormen en andere malware dwongen systeembeheerders tot de implementatie van complexe beveiligingssystemen. Binnen organisaties werd de last van verschillende beheerders op verschillende afdelingen die zich allemaal met dezelfde problemen bezighielden onhoudbaar. Het moment was gekomen om de afzonderlijke mailsystemen af te schaffen en een centraal, goed beveiligd systeem in te stellen, afgestemd op de behoeften van de hele organisatie. Deze benadering biedt tevens het voordeel van een communicatie-infrastructuur die de gehele organisatie omvat en die is uit te breiden met aanverwante voorzieningen. Aan het begin van mijn carrière had onze bibliotheek aan de Vanderbilt University, zoals de meeste bibliotheken in die tijd, haar eigen mailserver. Tegenwoordig ken ik nog maar weinig bibliotheken met hun eigen mailsysteem. We zijn blij dat deze dienst nu wordt aangeboden als onderdeel van het bedrijfsnetwerk van de universiteit.

Opslag van bestanden

Vergelijkbare veranderingen waren te zien bij de opslag van bestanden. Tegenwoordig maken de meeste organisaties gebruik van grote opslagsystemen in de vorm van storage area networks (SAN's), hiërarchisch opslagbeheer en andere typen digitale opslagtechnologieën. Afdelingen hoeven dus niet langer elk afzonderlijk te investeren in grote opslagvoorzieningen. Ook profiteren bibliotheken van de voorzieningen van de moederorganisatie voor het opslaan van digitale bibliotheekprojecten en hoeven ze niet zelf te investeren in gegevensopslagsystemen en de bijbehorende backup-, replicatie-, schaalbaarheid- en disaster recoveryproblemen. Bibliotheken hebben hun eigen ideeën over gegevensopslag, met name op het gebied van digitalisering van informatie. Gegevensbeheer is echter een kwestie die organisatiebreed zou moeten worden aangepakt, en niet alleen op bibliotheekniveau.

Deze voorbeelden illustreren een van de belangrijkste principes van enterprise computing: optimaal gebruikmaken van de voorzieningen die op een hoger niveau worden geboden. Deze benadering richt zich op één enkele oplossing voor de hele organisatie, zodat niet elke afdeling afzonderlijk hetzelfde probleem met beperkte middelen hoeft op te lossen. Door gebruik te maken van de technologie die de bedrijfsinfrastructuur biedt, kunnen de afzonderlijke afdelingen hun middelen richten op hun specifieke taken en hun waarde voor de organisatie vergroten.

In veel opzichten is het traditionele geautomatiseerde bibliotheeksysteem meer gericht op de bibliotheek als afdeling dan op de bibliotheek als onderdeel van een groter geheel. Het traditionele bibliotheeksysteem is een op zichzelf staand systeem dat zich grotendeels richt op taken specifiek voor de bibliotheek en niet op organisatiebrede taken. Een van de kenmerken van het klassieke bibliotheeksysteem is dat het een geïsoleerd, zelfstandig opererend systeem is. Het ontwerp van traditionele bibliotheeksystemen voorziet in een complete automatiseringsomgeving voor bibliotheken, maar gaat meestal niet verder dan dat. De meeste bibliotheken onderhouden hun eigen database met gebruikers en een of meer informatieopslagvoorzieningen en beschikken over hun eigen gespecialiseerde interfaces die toegang bieden tot hun diensten.

Het huidige bibliotheeksysteem is daarmee nog steeds meer een afdelingssysteem dan een bedrijfssysteem. Hoe goed is uw huidige automatiseringsomgeving geïntegreerd in uw organisatie? Heeft de bibliotheek haar eigen bestand met toegangsgegevens voor gebruikers of maakt ze gebruik van de bestanden met autorisatie- en authenticatiegegevens van de organisatie? Beschikt de bibliotheek over een zelfstandig inkoopsysteem voor de aanschaf van benodigdheden? Of gebruikt de bibliotheek het boekhoud- en inkoopprogramma van de moederorganisatie? Verwacht de bibliotheek dat gebruikers de eigen website en zoekfuncties van de bibliotheek gebruiken of biedt de bibliotheek toegang tot haar bronnen en diensten via de portal van de organisatie waar de bibliotheek deel van uitmaakt?

Veel bibliotheken bevinden zich in een tussenliggend stadium naar bedrijfsintegratie. De gemiddelde universiteitsbibliotheek vult de gebruikersdatabase van haar geautomatiseerde bibliotheeksysteem met gegevens uit verschillende universiteitsystemen via een batchproces en zorgt voor regelmatige synchronisatie van de gegevens. Sommige bibliotheken voeren bepaalde onderdelen

van inkooptransacties in hun bibliotheeksysteem in en sturen dit vervolgens voor betaling door naar het financiële systeem van de overkoepelende instelling. Bedrijfsintegratie is niet alles of niets, maar een continu proces naar toenemende procesintegratie. Een van de grootste voordelen van een bedrijfsbrede benadering voor bibliotheken is de grotere verbondenheid met de strategische prioriteiten van de moederorganisatie. Bibliotheken die niet integreren in de omgeving van de moederorganisatie lopen het risico minder relevant bevonden te worden en ontvangen mogelijk minder ondersteuning.

Het is in het belang van de bibliotheek om zich als vitaal onderdeel van de bedrijfsstrategie van de organisatie te positioneren, met name als het om informatiebeheer gaat. Bibliotheken zijn geneigd zich naar binnen te richten en automatiseringscomponenten te implementeren die zijn afgestemd op hun interne prioriteiten, maar zich onvoldoende rekenschap te geven van hun rol in het grotere geheel.

De verschuiving naar automatisering op bedrijfsniveau komt voort uit de noodzaak te bezuinigen op overtollige bedrijfsmiddelen en te kiezen voor een technische infrastructuur die past bij de strategieën van de organisatie. Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de chief information officer of de chief technology officer van de organisatie is het aanpassen van technologische middelen aan de behoeften van de organisatie als geheel. De CIO moet de bibliotheek zien als een van de belangrijkste onderdelen van de informatie-infrastructuur.

Als de bibliotheek echter werkt binnen haar eigen afgesloten wereldje waar enterprise computing nog niet is doorgedrongen, loopt de bibliotheek het risico niet betrokken te worden in de strategische discussies over zaken die voor de bibliotheek van groot belang zijn. In plaats van zich verre te houden van de invloedssfeer van de IT-afdeling van de organisatie, moeten bibliotheken elke kans aangrijpen om deel uit te maken van de strategische infrastructuur van hun bedrijf.

Het belang van integratie

Nu ik heb laten zien hoe belangrijk het is voor bibliotheken om verder te kijken dan de bestaande automatiseringsmodellen en zich meer te richten op een bedrijfsbrede infrastructuur, moet ik nog enkele praktische aanwijzingen geven om dit doel te bereiken. Allereerst moeten bibliotheken zich meer bewust worden van het belang van integratie in de organisatie en moeten de technologische voorwaarden aanwezig zijn.

Participatie in de organisatie is echter niet alleen een kwestie van technologie maar ook van organisatorische strategie. Het is eenvoudigweg verstandig om de strategische doelstellingen van de bibliotheek af te stemmen op die van de organisatie als geheel. Van wat ik zelf heb gezien, is deze benadering in de meeste bibliotheken al gemeengoed.

Het technologisch front laat echter een wisselend beeld zien. Regelmatig zie ik dat automatiseringsafdelingen van bibliotheken zich verzetten tegen integratie in de IT-infrastructuur van de bredere organisatie en zich gelukkig prijzen met een onafhankelijk bibliotheekautomatiseringssysteem. Er zijn echter ook veel bibliotheken die zeer positieve werkrelaties met hogere IT-organisaties onderhouden en over het algemeen tevreden zijn met een grotere afhankelijkheid van de organisatie. De afhankelijkheid van een bibliotheek van de dienstverlening op bedrijfsniveau moet daarbij zijn gebaseerd op vertrouwen en formele afspraken die voldoende ondersteuning en systeembetrouwbaarheid garanderen.

Service-oriented architecture

Los van deze organisatorische kwesties moeten de bibliotheekautomatiseringsproducten verder worden ontwikkeld, zodat integratie in de technische infrastructuur van de organisatie wordt vergemakkelijkt. Ik zie een grote rol weggelegd voor de serviceoriented architectuur (SOA) die complexe organisaties in staat stelt een duurzame bedrijfsinfrastructuur te realiseren. SOA is gebaseerd op kleine, multi-inzetbare componenten die op een groot aantal verschillende functiegebieden zijn toe te passen. Nog maar weinig organisaties hebben een volledig geïmplementeerde SOA-infrastructuur, maar deze benadering wordt in steeds bredere kring geaccepteerd als het technologische raamwerk van de toekomst. Ik hoop dan ook binnen niet al te lange tijd een nieuwe generatie bibliotheekautomatiseringsproducten te zien die zijn ontworpen als service-oriented bedrijfsapplicaties. De volledige overstap naar SOA, als deze plaatsvindt, zal nog wel enige jaren op zich laten wachten. In de tussentijd kunnen bibliotheken met behulp van technologie al kleine stapjes zetten om hun positie binnen hun organisatie te verbeteren. Door het gebruik van webdiensten en andere open protocollen kunnen bibliotheken aansluiting zoeken met de overige automatiseringscomponenten binnen de organisatie.

Diverse hulpmiddelen en technieken zijn tegenwoordig al beschikbaar om de koppeling met externe applicaties te realiseren. RSS-feeds, Atom-feeds en andere XML-application programming interfaces (API's) zijn creatief in te zetten om bibliotheekinformatie dynamisch beschikbaar te stellen buiten de door de bibliotheek beheerde applicaties om. Veel bibliotheken vinden manieren om gebruik te maken van gegevens die al in de organisatie beschikbaar zijn om zo dubbel werk te voorkomen. Single-sign-on-systemen die de gebruiker toegang bieden tot de diensten van de bibliotheek met dezelfde aanmeldgegevens als die voor de overige systemen binnen de organisatie, komen ook steeds vaker voor. Elke stap richting grotere interoperabiliteit zorgt voor een grotere betrokkenheid bij de moederorganisatie, zowel op technisch als strategisch vlak. Als het gaat om relevantie binnen de organisatie is onafhankelijkheid geen voordeel. Zowel de organisatie als de bibliotheek is gebaat bij wederzijdse afhankelijkheid.

Publication Year:2009
Type of Material:Article
LanguageEnglish
Published in: Digitale Bibliotheek
Issue:April, 2009
Publisher:Essentials
Place of Publication:Rotterdam, The Netherlands
Notes:This translation of the Systems Librarian appeared in Digitale Bibliotheek published by Essentials.
Permalink: http://librarytechnology.org/ltg-displaytext.pl?RC=16161
Download   [ pdf ]
Record Number:16161
Last Update:2012-12-29 14:06:47
Date Created:2011-10-08 16:12:00