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Los avances en los sistemas de gestión de las bibliotecas en respuesta a los nuevos desafíos de sus colecciones

ThinkEPI [Wed 10 October 2013]

Breeding, Marshall.

Copyright (c) 2013 ThinkEPI

Abstract: Las colecciones de las bibliotecas son cada vez más diversas si tenemos en cuenta los diferentes tipos de formatos existentes, cada uno de los cuales conlleva sus propias necesidades. Hoy en día, casi todas las bibliotecas gestionan colecciones que incluyen materiales tanto impresos como digitales o electrónicos. El cambio de formato de impreso a electrónico se lleva produciendo desde hace ya casi dos décadas, pero no es probable que lo impreso desaparezca por completo, ni siquiera en un futuro lejano; no parece que las bibliotecas lleguen a ser completamente digitales. Aunque adquieran recursos electrónicos seguirá existiendo la necesidad, que se mantendrá a largo plazo, de conservar materiales físicos como libros impresos, manuscritos, archivos, y muchos otros items. La tecnología contribuye a tener una mayor riqueza y diversidad de las colecciones y aporta grandes oportunidades de acceso a todos estos tipos de materiales, pero el efecto combinado de la proliferación de formatos electrónicos, junto a la conservación y gestión continua de los materiales físicos, ocasiona desafíos importantes en la gestión y en la forma de facilitar el acceso a estas colecciones heterogéneas.


Las colecciones de las bibliotecas son cada vez más diversas si tenemos en cuenta los diferentes tipos de formatos existentes, cada uno de los cuales conlleva sus propias necesidades. Hoy en día, casi todas las bibliotecas gestionan colecciones que incluyen materiales tanto impresos como digitales o electrónicos. El cambio de formato de impreso a electrónico se lleva produciendo desde hace ya casi dos décadas, pero no es probable que lo impreso desaparezca por completo, ni siquiera en un futuro lejano; no parece que las bibliotecas lleguen a ser completamente digitales. Aunque adquieran recursos electrónicos seguirá existiendo la necesidad, que se mantendrá a largo plazo, de conservar materiales físicos como libros impresos, manuscritos, archivos, y muchos otros items. La tecnología contribuye a tener una mayor riqueza y diversidad de las colecciones y aporta grandes oportunidades de acceso a todos estos tipos de materiales, pero el efecto combinado de la proliferación de formatos electrónicos, junto a la conservación y gestión continua de los materiales físicos, ocasiona desafíos importantes en la gestión y en la forma de facilitar el acceso a estas colecciones heterogéneas.

Modelos de negocio complejos y variados

Las bibliotecas tienen que enfrentarse a un complicado conjunto de procesos de selección y adquisición de materiales, y no pueden seguir gestionándolos con formatos homogéneos de metadatos, ni con las mismas políticas o modelos de negocio. Un breve análisis de las formas en que las bibliotecas adquieren materiales, nos da una idea de la complejidad que implica.

Los planes de aprobación (approval plans) y las peticiones en firme de los materiales seleccionados constituyen el principal modelo de adquisición de los materiales impresos, pero los libros electrónicos aparecen en escena añadiendo otras opciones diferentes para su adquisición: Las bibliotecas pueden suscribirse a colecciones predefinidas de libros electrónicos, o pueden seleccionar los títulos individualmente. Algunos acuerdos pueden implicar una propiedad permanente de los títulos, mientras que otros ofrecen acceso sólo durante el plazo de la suscripción. Se ofrecen opciones tanto para usuarios únicos como múltiples, con, naturalmente, diferentes precios. Tambien varían las opciones de lectura de los libros electrónicos: desde la lectura únicamente a través de los navegadores web, a las posibilidades de descarga y lectura en dispositivos móviles. A pesar de la creciente demanda de libros electrónicos por parte de los usuarios, las bibliotecas también se enfrentan a grandes limitaciones ya que algunos de los principales editores no permiten que las bibliotecas puedan adquirir y prestar sus títulos, y prefieren vender o licenciar directamente a los consumidores.

En los últimos años, muchas bibliotecas han puesto en marcha lo que se conoce como adquisiciones bajo demanda (demand-driven acquisitions, o DDA, o patron-driven acquisitions, PDA). En lugar de que los sean los bibliotecarios los que seleccionan previamente los materiales con el representante –o una amplia cobertura de los mismos para un área temática-, con DDA los títulos se activan en la colección cuando el usuario accede a ellos, y esto provoca la compra del título cuando supera el umbral de uso que se haya definido. Si un usuario realiza un breve vistazo al sumario de un libro electrónico no provoca su compra, pero si lo descarga a un eReader, una o más veces, según los términos de la licencia, entonces sí genera la compra.

Las adquisiciones de revistas y periódicos han sido siempre bastante complejas. Los agentes de suscripciones pueden ayudar a las bibliotecas que cuentan con un gran número de suscripciones de diferentes editores a procesar sus renovaciones, títulos nuevos y cancelaciones. Actualmente, casi todos los editores de revistas ofrecen sus contenidos en formato electrónico, a veces con la posibilidad también de la versión impresa. Las e-revistas se pueden adquirir mediante paquetes "big deal", según el cual el editor ofrece un gran número de títulos a un precio fijo, incluyendo tanto los de alta como de baja demanda. El precio cada vez mayor de estos acuerdos “big deal” está haciendo que las bibliotecas los abandonen para realizar compras más selectivas, que incluso contemplan la compra de artículos sueltos.

Además de estas opciones de compra o licencia, continúa creciendo la cantidad de contenidos disponibles en acceso abierto. Aunque no impliquen coste, las bibliotecas tienen que cuidar que esos materiales se incorporen también a sus colecciones y a sus entornos de descubrimiento. Como se sabe, algunos acuerdos de publicación en acceso abierto incluyen unas cargas económicas iniciales que deben abonar los autores (vía dorada), y que en algunos casos son asumidas por la biblioteca. Esta situación introduce un nuevo modelo de negocio que hay que asumir y gestionar.

Las bibliotecas también incluyen en sus colecciones materiales multimedia digitales, que en muchos casos se crean y gestionan internamente. En otros tienen que comprar y gestionar licencias de colecciones digitales de imágenes, vídeos, manuscritos, conjuntos de datos estadísticos y otros datos de investigación.

Estrategias para la gestión de los recursos

Nunca hasta ahora había sido tan complicada la gestión de las colecciones de biblioteca, pues las opciones de suministro y adquisición de las colecciones son de lo más diverso. Afortunadamente en los últimos años, para ayudar a las bibliotecas en este complicado proceso, se han creado nuevas soluciones tecnológicas o han mejorado las existentes.

La enrevesada matriz de formatos, métodos de adquisición y métodos de entrega, representa un enorme reto para la infraestructura técnica que una biblioteca debe tener para dar soporte a la gestión y el acceso a su colección. Los sistemas integrados de bibliotecas (SIGB) presentes en la mayoría de las bibliotecas no pueden gestionar fácilmente la demanda de fondos mixtos y los diversos acuerdos comerciales.

Las bibliotecas responden de dos formas a la complejidad a la que se enfrentan en la gestión de sus colecciones: Una consiste en la evolución y mejora del SIGB para gestionar mejor los materiales electrónicos, y la otra en la creación de nuevos tipos de sistemas. La dirección en la que van estos desarrollos dependerá del tipo de biblioteca y de los patrones de uso y volumen de sus colecciones. Las bibliotecas públicas han experimentado un mayor impacto debido al interés por los libros electrónicos, mientras que las bibliotecas universitarias se enfrentan a una problemática mayor también a causa de las revistas y otros recursos académicos.

Extensiones de los SIGB y conexiones para la integración del préstamo de libros electrónicos

Al menos hasta el momento, la respuesta clave para ayudar a las bibliotecas públicas a gestionar mejor los libros electrónicos ha sido mediante mejoras o ampliaciones en los SIGB, principalmente integrándolos con servicios externos. En la fase inicial de oferta de libros electrónicos, una solución típica puede ser la de incluir la suscripción a un servicio externo, como es el caso de la empresa OverDrive, que gestiona la mayor parte de las interacciones con los usuarios en el préstamo de libros electrónicos.

http://www.overdrive.com

Una biblioteca puede poner un icono en su web que lleve a los usuarios al servicio de OverDrive, donde podrá buscar los títulos de libros electrónicos preseleccionados por la biblioteca con la posibilidad de ver y descargar los que desee. La biblioteca puede cargar los registros MARC en su SIGB que permita la búsqueda y visualización en el catálogo de la biblioteca, pero con un enlace que transfiere al usuario a la plataforma del servicio de libros electrónicos en el que se realizará el préstamo. Este proceso que divide la gestión y acceso al libro electrónico y al libro impreso, a través de dos plataformas, da como resultado una experiencia fragmentada para el usuario y una gestión de la colección deficiente para la biblioteca. Los usuarios tienen que mirar, por un lado en el sistema de la biblioteca la relación de materiales impresos y, por otro, tienen que acceder a la plataforma del proveedor de libros electrónicos para realizar tareas similares para los libros en este otro formato.

Existen varios proyectos en marcha cuyo objetivo es unificar la gestión de ambas colecciones. Idealmente los usuarios tendrán una cuenta única en su biblioteca que mostraría tanto los libros impresos como los electrónicos y sus opciones de servicio. Esta utilidad requiere la cooperación entre los proveedores de servicios de libros electrónicos y los desarrolladores de SIGB, para permitir la interoperabilidad técnica que logre un entorno unificado entre los diferentes formatos de libros y los distintos proveedores. Algunos ejemplos son:

  • Polaris ha trabajado con 3M para conseguir una experiencia unificada de préstamo de libros electrónicos en su PowerPac Polaris, en las bibliotecas que utilizan 3M Cloud Library. En octubre de 2013 Polaris anunció que se integrará también con el servicio de préstamo de libros electrónicos de OverDrive.
  • SirsiDynix ha desarrollado eResource Central para proporcionar una experiencia de cliente unificada, incluyendo descargas de un solo clic de libros electrónicos. Este utilidad estaba disponible al comienzo sólo para las bibliotecas que utilizaban el servicio Axis 360 de Baker & Taylor, pero se ha ampliado a los libros electrónicos en Ebscohost, y en los próximos meses a otros proveedores.
  • BiblioCommons ha llevado a cabo la integración de libros electrónicos en su servicio de descubrimiento, con proyectos que incluyen la 3M Cloud Library y OverDrive.
  • OdiloTID, una compañía con base en España, ha realizado una plataforma bastante acorde con el modelo local de gestión y almacenamiento de libros electrónicos, con capacidad de integración con servicios comerciales de préstamo de libros electrónicos.

Estos ejemplos se complementarán con otros proyectos y acuerdos cuyo objetivo es ayudar a las bibliotecas públicas a hacer frente a este problema crítico del préstamo de libros electrónicos. Estos esfuerzos se dirigen hacia la ampliación de los SIGB existentes, integrándolos con plataformas de libros electrónicos externos.

Nueva plataformas de servicios bibliotecarios para las bibliotecas universitarias

La dinámica de las bibliotecas universitarias difiere considerablemente de las públicas, y han experimentado un cambio fundamental, ya que sus colecciones de revistas se han desplazado casi por completo de lo impreso a lo electrónico, y las adquisiciones de monografías han caído drásticamente. El SIGB, que básicamente está orientado a los materiales impresos, ya no es tan eficaz, pues muchas de las bibliotecas gastan la mayor parte de sus presupuestos en recursos electrónicos. Por ello su prioridad es la gestión de los materiales electrónicos, licenciados en mayor medida que los impresos.

La respuesta que desde hace una década se está dando a la administración de recursos electrónicos licenciados han sido los ERM (electronic resource management). Un grupo de trabajo auspiciado por la Digital Library Federation, definió los datos necesarios para la gestión de los recursos electrónicos, lo que se conoció como la especificación ERMI.

Algunos de los sistemas de gestión de recursos electrónicos que lo adoptaron, fueron:

  • Verde de Ex Libris (anunciado en junio de 2004).
  • Meridian de Endeavor Information Systems (junio 2004).
  • Electronic Resource Management de Innovative Interfaces, Inc. (junio 2002).
  • 360 Resource Manager de Serials Solutions (renombrado en marzo de 2007), y
  • ERM Essentials de Ebsco (enero 2010).

Estos softwares se crearon con la idea de que las bibliotecas universitarias con grandes colecciones electrónicas utilizaran un ERM para éstas y un SIGB para los recursos impresos, pero esta configuración no parece haber funcionado bien. Los ERM eran complejos, y muchas bibliotecas los consideraban difíciles de manejar. En comparación con las decenas de miles de SIGB implementados en América del Norte, se compraron menos de mil ERM, lo que demostró que la idea de tener separada la gestión de los recursos impresos y los electrónicos no fue bien aceptada.

En la fase actual del desarrollo tecnológico, el modelo emergente para las bibliotecas universitarias aúna en una misma plataforma la gestión de lo impreso y lo electrónico.

En 2011 se acuñó el término "plataformas de servicios de bibliotecas" (library services platforms) para describir este nuevo tipo de software, cuyas características son:

  • gestión tanto de los materiales impresos como los electrónicos;
  • los sistemas de descubrimiento usan bases de conocimientos globales en lugar de locales;
  • uso de saas (software as a service) multiusuario, en la nube;
  • arquitectura orientada a servicios (service oriented architecture, SOA); y
  • uso de interfaces de programación de aplicaciones (API) que permiten una mayor interoperabilidad y extensibilidad.

Los productos de este nuevo género de plataformas de servicios de biblioteca, son:

  • Alma de Ex Libris.
  • WorldShare Management Services de OCLC.
  • Sierra de Innovative Interfaces.
  • Kuali OLE, un proyecto en software libre, aún en desarrollo.
  • Intota de ProQuest, aún en desarrollo, con disponibilidad prevista a finales de 2014 o principios de 2015.

La riqueza y complejidad de las colecciones de las bibliotecas van a más y es probable que continúen así e incluso que se aceleren. Las bibliotecas y sus usuarios se benefician de una gran variedad de tipos de contenido y opciones de acceso. Para responder con éxito a estos desafíos se necesitan mejores herramientas que las que se desarrollaron cuando las colecciones eran principalmente pensadas para materiales impresos. Los avances tecnológicos que están en marcha logran una mejor integración del préstamo de libros electrónicos y los servicios de descubrimiento con los SIGB.

Nota

Este thinkepi se basa en:

Breeding, Marshall (2012). “Coping with complex collections: managing print and digital”. Computers in libraries, v. 32, n. 7, September.

http://www.librarytechnology.org/ltg-displaytext.pl?RC=17755

Apoyo a la traducción por Nieves González-Fernández-Villavicencio.

Referencias

Breeding, Marshall (2011). “The beginning of the end of the ILS in academic libraries”. Smart libraries newsletter, v. 31, n. 8, August.

http://www.librarytechnology.org/ltg-displaytext.pl?RC=16140

Breeding, Marshall (2013). “Current and future trends in information technologies for information units”. El profesional de la información, v. 21, n. 1, pp. 9-15.

http://dx.doi.org/10.3145/epi.2012.ene.02

Breeding, Marshall (2013). “Tecnologías para fortalecer el control del préstamo de libros electrónicos por las bibliotecas”. Smart libraries newsletter, v. 33, n. 8, August.

http://www.librarytechnology.org/ltg-displaytext.pl?RC=18282 (apoyo a la traducción por Nieves González-Fernández-Villavicencio).

Breeding, Marshall (2013). “Technology to empower library control of e-book lending”. Smart libraries newsletter, v. 33, n. 8, August.

http://www.librarytechnology.org/ltg-displaytext.pl?RC=18273

Breeding, Marshall (2013). “Beyond the ILS: A new generation of library services platforms” (book chapter). Robots in academic libraries: Advancements in library automation. IGI Global.

Sobre el autor

http://www.librarytechnology.org/breeding-bio-es.pl

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Publication Year:2013
Type of Material:Article
LanguageSpanish
Published in: ThinkEPI
Issue:Wed 10 October 2013
Publisher:ThinkEPI
Series: ThinkEPI
Place of Publication:Madrid
Permalink: http://librarytechnology.org/ltg-displaytext.pl?RC=18533
Record Number:18533
Last Update:2013-11-02 10:52:31
Date Created:2013-11-02 10:42:09